Dokumenty w firmie - jak przechowywać?

Bezpieczeństwo od 150 lat. Ponad 200.000 klientów na całym świecie.

Dokumenty w firmie – jak przechowywać?

Dokumenty ważne dla każdego przedsiębiorstwa, to przede wszystkim wszelkie umowy i polisy. Przechowywanie ich wymaga dobrego zabezpieczenia, zarówno przed wyciekiem danych, jak i przed fizycznym zniszczeniem. Profesjonalny biurowy sejf będzie najlepszą skrytką na oryginały dokumentów. 

Twórz kopie, zabezpieczaj oryginały

Przedsiębiorca musi mieć pewność, że wszystkie dokumenty trudne do odtworzenia, będą należycie zabezpieczone. Należy je zabezpieczyć przed zalaniem, pożarem, zbutwieniem w wyniku upływu czasu, ale również przed kradzieżą. Aby w sposób jak najmniej ryzykowny dokonać archiwizacji ważnych polis, aktów spraw, umów, akcji i obligacji, a także kart gwarancyjnych na drogi sprzęt, warto wykonać ich kserokopie. Oryginały najlepiej zabezpieczyć wkładając w koszulki, segregatory, a następnie do specjalnego sejfu na dokumenty w postaci pancernej szafy. Kopie należy przechowywać w innym miejscu - dla zachowania stuprocentowego bezpieczeństwa dokumentów.  

Najbezpieczniej w sejfie

Niektóre dokumenty firmowe powinny być dostępne w miejscu, do którego łatwo jest sięgnąć w razie potrzeby. Jednocześnie muszą być zamknięte przed dostępem do niepowołanych rąk, na przykład nieupoważnionych pracowników. Sejfy na dokumenty mają postać metalowych pancernych szaf zamykanych na klucz lub na szyfr. Wkładając wartościowe papiery do sejfu, gwarantujemy im uchronienie przed pożarem, powodzią, kradzieżą lub aktami wandalizmu.

Bezpieczeństwo i oszczędność

Specjalistyczne sejfy na dokumenty prywatne lub firmowe w zależności od rozmiaru lub zabezpieczeń mogą kosztować od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Z pewnością jest to dobra inwestycja dla naszej firmy. Ubezpieczenie lokalu może zagwarantować odszkodowanie na wypadek strat materialnych, jednak nie uchroni przed koniecznością odtwarzania dokumentacji. Proces ten może być długi, czasochłonny i kosztowny. Dużo spokojniej przedsiębiorca będzie się czuł mogąc powierzyć najważniejsze dokumenty firmowe solidnemu sejfowi. Warto mu zaufać - te najnowocześniejsze modele mają innowacyjne systemy zabezpieczeń chroniące na sto procent!