Właściwe przechowywanie danych osobowych to dzisiaj „być albo nie być” dla wielu firm działających na terenie Unii Europejskiej. Od 25. maja 2018 r. wszystkie przedsiębiorstwa musiały dostosować się do wymogów RODO, nie tylko po to, by uchronić się przed dotkliwymi sankcjami, ale także, by zatrzymać przy sobie klientów. Już 80 proc. osób przyznaje bowiem, że woli nabywać towary i usługi od podmiotów, które właściwie chronią ich dane [1]. Podpowiadamy, jaki sejf warto wybrać, by zapewnił najlepszą ochronę dla poufnych informacji.
Nowe rozporządzenie Unii Europejskiej o ochronie danych osobowych znacznie zmieniło wymogi dotyczące ich przetwarzania. Pod uwagę należy wziąć wiele aspektów, w tym właściwe przechowywanie informacji tak, by zapewnić im poufność i zabezpieczyć, np. przed przypadkową utratą, zniszczeniem lub kradzieżą. Szczególnej uwagi wymagają tzw. wrażliwe dane, do których zalicza się m.in.: dokumentację medyczną, informacje dotyczące światopoglądów, przynależności do związków zawodowych czy pochodzenia rasowego. By odpowiednio chronić je w firmie, należy wprowadzić dodatkowe środki zaradcze w postaci np. szyfrowania. Aby nie doszło do naruszenia praw osób, do których należą dane osobowe, trzeba także przestrzegać ustalonych procedur i wyposażyć firmę w solidne zabezpieczenia. Dokumentację, poufne akta i nośniki danych najlepiej przechowywać w sejfach zgodnych z RODO.
Chcąc najlepiej zabezpieczyć np. dokumentację papierową, warto zainwestować w certyfikowaną szafę na dokumenty, która będzie chroniła zarówno przed włamaniem, jak i przed działaniem ognia. Dzięki temu można mieć pewność, że poufne informacje nie dostaną się w ręce osób nieuprawnionych ani nie ulegną zniszczeniu. Warto pamiętać, by wybierając odpowiedni model, zwracać szczególną uwagę na certyfikaty przyznawane przez uznane i renomowane europejskie instytucje. Tzw. „sejfy o podwyższonej odporności ogniowej” nie stanowią bowiem wystarczającej ochrony.
Przeczytaj również: Gdzie bezpiecznie przechowywać broń i amunicję w domu?
Zgodnie z zasadami wprowadzonymi przez RODO trzeba także chronić elektroniczne nośniki danych, na których firmy przechowują m.in.: historię współpracy z klientami, dane o płatnościach czy transakcjach. Hartmann Tresore oferuje sejfy na nośniki danych, które spełniają zaostrzone wymogi prawne. Poszczególne modele składają się z dużej, wysuwanej i wygodnej szuflady lub kilku mniejszych, w których można umieścić np. dyski, karty pamięci, taśmy streamerowe czy płyty CD. Gdy firma przechowuje dane w chmurze, niezbędna jest także właściwa ochrona serwerów. Zaleca się ich umieszczenie w specjalnych szafach z rozbudowaną wentylacją i termostatem.
Sprawdź naszą kategorię: Sejfy pancerne
Sejf a RODO – wybór nie dotyczy wyłącznie dobrania odpowiedniego modelu, który spełni wymogi prawne. Warto zwrócić uwagę także na zamki, tak by najlepiej odpowiadały naszym wymaganiom, a także zadbać o właściwy montaż oraz procedury przechowywania danych, do których zalicza się korzystanie z sejfu i deponowanie w nim dokumentów oraz nośników danych.
Sprawdź: Szafy pancerne na dokumenty
[1] Na podstawie broszury „Gotowi na RODO”, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.
