Przechowywanie dokumentów niejawnych

Przechowywanie dokumentów niejawnych

fergregory / stock.adobe.com

Bezpieczeństwo i prawo Bezpieczeństwo w biznesie
7 czerwca 2022

Każda osoba, która ma dostęp do informacji niejawnych, powinna znać zasady przechowywania tych dokumentów. Informacje poufne zawierają szczególnie wrażliwe dane o funkcjonowaniu państwa, dlatego nawet ich przypadkowe ujawnienie wiąże się z sankcjami prawnymi. Urzędnicy i funkcjonariusze publiczni, którzy mają dostęp do tajnych dokumentów, muszą mieć specjalne poświadczenie bezpieczeństwa. Jeżeli Ty również posługujesz się poufnymi aktami, to zapoznaj się z zasadami ich przechowywania.

Skuteczne zabezpieczenie dostępu do informacji niejawnych

Szafa na dokumenty niejawne jest najlepszym zabezpieczeniem przed dostępem osób niepowołanych do informacji zastrzeżonych. Metalowe sejfy na akta są używane przez instytucje, które na co dzień opracowują informacje dotyczące funkcjonowania państwa.

Szafy metalowe na dokumenty niejawne są tak skonstruowane, aby żadna niepowołana osoba nie mogła ich otworzyć. Wzmocnione zawiasy i dodatkowe rygle zabezpieczają przed splądrowaniem i włamaniem.

Szafy na dokumenty tajne posiadają certyfikat zabezpieczeń zgodny z europejskimi normami. Nawet sejf z najniższą klasą odporności na włamanie skutecznie chroni dokumenty oraz nośniki danych.

Zamki mechaniczne stosowane w szafach na dokumenty niejawne

Szafy na dokumenty niejawne nie mogą mieć zwykłego zamka na klucz, bo nawet niedoświadczony złodziej mógłby go otworzyć przy pomocy wytrycha. Zamki stosowane w szafach na dokumenty poufne mają certyfikat bezpieczeństwa zgodny z polską i europejską normą (PN-EN 1300).

Najprostszym i standardowym zabezpieczeniem jest zamek kluczowy. Jest on prosty w obsłudze i praktycznie bezawaryjny. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy do szafy na dokumenty niejawne musi mieć dostęp kilka osób, ponieważ każdy musi mieć swój klucz. Wadą tego zamka jest również to, że w przypadku uszkodzenia lub zagubienia klucza nie ma możliwości otwarcia drzwi.

Bardzo dobrym zabezpieczeniem jest zamek mechaniczny z pokrętłem. Cechuje się on wysokim poziomem bezpieczeństwa i nie wymaga otwierania za pomocą klucza. Niestety wykręcanie szyfru wymaga wprawy i pewnej ręki. Tego zamka nie poleca się osobom niecierpliwym i mającym problemy z drżeniem rąk.

Zamki elektroniczne do szafy na dokumenty niejawne

Wygodnym zabezpieczeniem szafy na dokumenty tajne i poufne jest zamek elektroniczny z klawiaturą numeryczną. Łatwość obsługi i wygoda użytkowania sprawiają, że do szafy może mieć dostęp każdy, kto zna szyfr. Należy jednak pamiętać o wymianie baterii i uważać podczas wpisywania kodu (osoby niepowołane mogą podejrzeć szyfr).

Szafy na dokumenty niejawne mogą mieć również zamek biometryczny otwierany przy pomocy odcisku palca. Takie zabezpieczenie cechuje się bardzo wysokim poziomem bezpieczeństwa. Do pamięci urządzenia można wpisać dowolną liczbę odcisków i zezwolić na dostęp do szafy każdej upoważnionej osobie. Wadą tego zabezpieczenia jest, że wystarczy drobne uszkodzenie naskórka i już nie będzie można otworzyć drzwi.

Jakie dokumenty niejawne można przechowywać w pancernych szafach?

Szafy metalowe na dokumenty niejawne posiadające certyfikat bezpieczeństwa są przystosowane do przechowywania wszystkich dokumentów niejawnych. Informacje te można podzielić na kilka kategorii:

● ściśle tajne – informacje, które są kluczowe dla bezpieczeństwa i stabilnego funkcjonowania państwa,
● tajne – dokumenty, których ujawnienie mogłoby spowodować poważną szkodę i zagrozić interesom międzynarodowym i ekonomicznym,
● poufne – dane mogące wpłynąć na funkcjonowanie służb porządkowych i utrudnić prowadzenie polityki zagranicznej,
● zastrzeżone – wszystkie informacje niejawne mające najniższą klauzulę tajności.

W szafie na dokumenty niejawne można przechowywać również dane osobowe. Przepisy o RODO zmusiły przedsiębiorców do zabezpieczania informacji dotyczących pracowników. Firmy coraz chętniej wybierają szafy na dokumenty poufne w celu przechowywania dokumentacji oraz danych osobowych.

Co jeszcze można przechowywać w szafach na dokumenty niejawne?

Jeżeli potrzebujesz szafy na dokumenty niejawne, to przed zakupem zastanów się, jakie inne cenne rzeczy możesz tam trzymać. Warto wybrać większy model sejfu na akta i wydzielić dodatkowe miejsce w celu przechowywania takich rzeczy jak:

● pieniądze,
● urządzenia elektroniczne,
● nośniki danych,
● papiery wartościowe,
● klucze i dokumenty samochodu.

Szafa na dokumenty niejawne jest standardowym wyposażeniem urzędów i instytucji państwowych. Korzystają z nich również oficerowie policji i wojska. Coraz częściej po takie zabezpieczenia sięgają jednak przedsiębiorcy. Nie oszczędzaj i kup szafę z odpowiednim certyfikatem odporności na włamanie, aby zapewnić sobie najwyższy stopień bezpieczeństwa.

Na co musisz zwrócić uwagę?

Zależy nam przede wszystkim na satysfakcji klienta z zakupionego sejfu. Weź pod uwagę nasze wskazówki i wybierz sejf idealnie odpowiadający Twoim wyobrażeniom i oczekiwaniom.

  • Odpowiednia wielkość sejfu
  • Rodzaj sejfu
  • Miejsce ustawienia sejfu
  • Klasa odporności a ubezpieczenie
  • Zamek
Przewodnik po sejfach
attention-photo
Chętnie Ci doradzimy!
Skontaktuj się z naszymi specjalistami
Porozmawiaj z nami