Obecnie przedsiębiorcy zobowiązani są do bezpiecznego przechowywania aktów personalnych swoich pracowników. Obligują do tego nie tylko przepisy RODO, ale również Ustawa o ochronie danych osobowych, Kodeks pracy i Kodeks cywilny. Jeżeli chcesz, aby dokumenty niejawne oraz teczki pracowników były solidnie zabezpieczone, kup szafy na dokumenty zamykane na certyfikowane zamki.
Mimo że od 2019 r. przedsiębiorcy mogą prowadzić dokumenty w formie elektronicznej, to jednak wielu decyduje się na przechowywanie danych w formie tradycyjnej, na papierze. Nie powinno to dziwić, bo coraz częściej słyszy się o atakach hakerskich i wyciekach danych osobowych.
Zamykane szafy na dokumenty są idealnym rozwiązaniem dla każdej firmy. Duża szafa pomieści wiele segregatorów z aktami osobowymi, dokumentami księgowymi oraz danymi niejawnymi. Pamiętaj, że jedna szafa może Ci nie wystarczyć. Dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat, natomiast akta personalne aż 10.
Rozważ wygospodarowanie osobnego pomieszczenia na szafy z aktami. W przyszłości możesz potrzebować dodatkowych sejfów. Oddzielne pomieszczenie jest również kolejnym zabezpieczeniem. W ten sposób o wiele łatwiej jest chronić dane.
Szafa na dokumenty zamykana na certyfikowany zamek szyfrowy może służyć Ci również do przechowywania innych cennych przedmiotów takich jak:
● telefon, laptop i inne urządzenia elektroniczne,
● dowody urządzeń i dowody rejestracyjne pojazdów,
● klucze do aut,
● gotówka,
● papiery wartościowe.
Zamykane szafy na dokumenty zamówisz również z dowolnym wyposażeniem. Może tam być wydzielony sektor na dokumenty oraz miejsce na gotówkę i inne rzeczy. W środku mogą znaleźć się też dodatkowe zamykane skrytki.
Regały na akta nie są jedynie elementem wyposażenia firm. W domu przyda się mała szafka na dokumenty zamykana na zamek szyfrowy, bo każdy przechowuje wiele ważnych dokumentów. Warto zrobić z nimi porządek i trzymać w jednym miejscu.
Do małej szafki na dokumenty zamykanej na szyfr schowasz między innymi dokumenty takie jak:
● akty notarialne lub akta USC,
● faktury za zakup najcenniejszych rzeczy,
● umowy kupna-sprzedaży,
● świadectwa szkolne oraz dyplomy ukończenia studiów,
● prywatne zapiski,
● papiery wartościowe,
● polisy na życie.
Mały zamykany sejf to świetne miejsce na przechowywanie dokumentów. Warto jednak pomyśleć o większym modelu, bo wtedy schowasz tam również cenne pamiątki, gotówkę, biżuterię, antyki i dzieła sztuki. Duża szafa na dokumenty zamykana na szyfr jest idealnym rozwiązaniem, bo zmieścisz w niej wszystko, co zechcesz.
Standardowym zamknięciem używanym w sejfach i szafach na dokumenty jest zamek kluczowy. Jest to rozwiązanie proste i tanie, jednak w wielu wypadkach może okazać się kłopotliwe.
Jeśli do szafy ma mieć dostęp kilku pracowników, to każdy powinien mieć swój klucz. Często zdarza się jednak, że klucz się zgubi lub zostanie w domu. Może też paść łupem złodzieja.
W przypadku, gdy do sejfu ma mieć dostęp większa liczba personelu, dobrym rozwiązaniem będzie szafa na dokumenty zamykana na zamek szyfrowy. Do wyboru masz kilka opcji:
● zamek mechaniczny z pokrętłem,
● zamek elektroniczny z klawiaturą numeryczną,
● zamek otwierany przy pomocy odcisku palca,
● zamek otwierany smartfonem poprzez łączność bezprzewodową.
Wszystkie zabezpieczenia mają swoje wady i zalety. Jeśli chcesz szafę otwierać dosyć często, to zamek z pokrętłem się nie sprawdzi, bo wykręcenie szyfru jest stosunkowo długie i wymaga precyzji. Gdy się pomylisz, całą procedurę wykręcania kodu trzeba powtórzyć.
Dobrym rozwiązaniem dla firm jest zamek z klawiaturą numeryczną. Każdy, kto zna kod, będzie mógł otworzyć szafę. Należy jednak pamiętać o dyskrecji, bo ktoś niepowołany może podejrzeć szyfr. Warto mieć również gdzieś odłożone zapasowe baterie, na wypadek, gdyby zamek zaczął sygnalizować potrzebę ich wymiany.
Wygodnym zabezpieczeniem jest zamek biometryczny. W tym przypadku nie musisz pamiętać szyfru. Wystarczy przyłożyć palec do czytnika i szafa jest otwarta. Niestety nawet drobna rana naskórka lub zabrudzony palec sprawią, że drzwi się nie otworzą. Takie zabezpieczenie raczej nie sprawdzi się w zakładzie mechanicznym, w którym pracownicy mają częsty kontakt ze smarami.
Szafa na dokumenty zamykana na zamek szyfrowy to idealne rozwiązanie nie tylko do firmy, ale również do domu. Warto przemyśleć zakup i wybrać większy model. Wtedy można zdeponować tam również gotówkę oraz inne cenne rzeczy. Istotną kwestią jest także ochrona przeciwpożarowa. Jeśli chcesz, aby dokumenty były bezpieczne, kup szafę ognioodporną.
