Funkcjonujemy w erze cyfryzacji, gdzie zdecydowana większość naszych danych biznesowych przechowywana jest w wirtualnym świecie, a komunikacja przeniosła się do sfery elektronicznej. Mogłoby się zatem wydawać, że sejfy biurowe straciły na znaczeniu, że nie są potrzebne i inwestowanie w nie to "strata pieniędzy". Nic bardziej mylnego. Sejfy i szafy pancerne wciąż są niezastąpionym elementem stosowanym w biznesie. Dlaczego? Bo chronią to, co dla nas ważne, cenne i czego nie można (albo nie chcemy) przechowywać w chmurze: wydrukowane dokumenty, dane, wartościowe przedmioty. Sejfy biurowe to znacznie więcej niż tylko metalowe "skrzynki" z zamkami. To symbol bezpieczeństwa i zaufania; pomagają one przedsiębiorstwom (niezależnie od ich wielkości i branży) chronić dokumenty i aktywa, zachować poufność danych, a także spełniać regulacje prawne dotyczące przechowywania dokumentów. W kolejnych częściach tego artykułu przyjrzymy się różnym rodzajom sejfów biurowych, ich zaawansowanym cechom, oraz dowiemy się, jak właściwie wybrać sejf odpowiadający indywidualnym potrzebom i rodzajowi przechowywanych wartości. Poznamy także korzyści, jakie niesie zastosowanie sejfów biurowych w organizacji, poczynając od ochrony przed stratami finansowymi po zwiększenie efektywności działań i zgodność z regulacjami prawnymi. Gotowi na głębszy wgląd w fascynujący świat sejfów biurowych?
Sejfy biurowe dostępne są w różnych kształtach i rozmiarach, po to, aby sprostać różnym potrzebom firm. Oto kilka popularnych rodzajów sejfów biurowych, które sprawdzą się w przestrzeniach biznesowych:
• sejfy ścienne i podłogowe – zapewniają skuteczną ochronę przed dostępem osób niepowołanych przede wszystkim dlatego, że są to rozwiązania najbardziej dyskretne, nieoczywiste – ponieważ ukryte w ścianie lub posadzce. Warto przygotować się na montaż tego typu sejfu i zaplanować miejsce dla niego np. na etapie budowy lub remontu, gdyż tego rodzaju sejfy powinny być zamurowane w ścianie bądź podłodze.
• sejfy meblowe – idealnie sprawdzą się w małych przestrzeniach, gdzie ilość miejsca jest ograniczona, ponieważ można je wstawić np. do zabudowy meblowej. Są to sejfy niższych klas bezpieczeństwa, dlatego oferowane są do zabezpieczenia mniejszych wartości. Cena takich sejfów z reguły jest niższa.
• sejfy wolnostojące – są to sejfy zapewniające wysoki poziom ochrony i są adekwatne do zabezpieczenia wartościowych przedmiotów. Oferują więcej miejsca do przechowywania.
• sejfy i szafy metalowe z ognioodpornością – jest to ta kategoria sejfów, które rekomendujemy najbardziej, jeśli chodzi o przechowywanie wartości i dokumentów w firmach, ponieważ sejfy te chronią nie tylko przed dostępem osób niepowołanych, ale również przed zdarzeniem losowym, jakim jest pożar.
• sejfy na nośniki danych i elektronikę – dzięki podwyższonej odporności na działanie wysokiej temperatury chronią nośniki danych przed kradzieżą i uszkodzeniem. Nośniki danych są wrażliwe na wzrost temperatury, dlatego temu rodzajowi wartości jest poświęcona specjalna kategoria sejfów.
• sejfy do przechowywania broni i amunicji – firmy zajmujące się ochroną, a także prywatni właściciele broni często korzystają z sejfów do przechowywania broni i amunicji. Zapewniają one przede wszystkim bezpieczne, a co bardzo ważne – zgodne z przepisami przechowywanie broni palnej.
• sejfy ekskluzywne - zdarza się, że do gabinetów prezesów lub członków zarządów zamawiane są sejfy z linii ekskluzywnej, które nie tylko odpowiednio zabezpieczają wartości, ale również wyglądają luksusowo. Taki sejf może być np. z zewnątrz lakierowany na wysoki połysk (w dowolnym kolorze z palety RAL), w środku zaś można go wyposażyć w zabudowę, szuflady, przegrody, rotomaty na zegarki automatyczne, oświetlenie LED. Piękno na najwyższym poziomie.
Klasy bezpieczeństwa sejfów wskazują, jaką odporność na włamanie zapewnia dany produkt. Im wyższy poziom ochrony zapewnia sejf, tym ma wyższą klasę odporności na włamanie. Stopień odporności na włamanie nadają niezależne instytucje na podstawie testów, którym poddaje się sejfy (ogólnie rzecz biorąc , testowany jest czas potrzebny do częściowego i całkowitego dostania się do sejfu, przy użyciu różnego rodzaju narzędzi). Im solidniejszy sejf, tym więcej czasu potrzeba na włamanie się do niego, a to bezpośrednio oznacza wyższą klasę bezpieczeństwa. Gdy sejf przejdzie pomyślnie testy, otrzymuje certyfikat w odpowiedniej klasie odporności na włamanie.
Występują dwie normy europejskie, które pozwalają na klasyfikację sejfów według określonych klas: EN 14450 i EN 1143-1. Klasy bezpieczeństwa sejfów są też powiązane z wartościami pieniężnymi, które mogą być w danej klasie przechowywane (wskazuje je Rozporządzenie MSWiA z 7. września 2010 roku (dopuszczalny limit przechowywanych wartości w każdej z klas bezpieczeństwa w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne):
EN 14450 – oznaczają szafy i sejfy w klasie odporności:
• S1 – o możliwości ubezpieczenia zawartości sejfu do ok. 84.000 zł,
• S2 – o możliwości ubezpieczenia zawartości sejfu do ok. 168.000 zł.
EN 1143-1 – oznaczają sejfy i szafy pancerne w klasach:
• 0 – możliwość ubezpieczenia wartości do ok. 420.000 zł,
• I – możliwość ubezpieczenia wartości do ponad 840.000,
• II – możliwość ubezpieczenia wartości do ponad 1,2 mln zł,
• III – możliwość ubezpieczenia wartości do ponad 2,5 mln,
• IV – możliwość ubezpieczenia wartości do ponad 4,2 mln,
• V – możliwość ubezpieczenia wartości do ponad 6,7 mln zł.
Jeśli sejf podłączony jest wyposażony w elementy centrali alarmowej i podłączony do alarmu – powyższe wartości są jeszcze wyższe. Każdorazowo, jeśli zamierzasz ubezpieczyć zawartość sejfu, skonsultuj ten temat najpierw ze swoim agentem – z doświadczenia wiemy, że ubezpieczyciele wymagają wyższych klas bezpieczeństwa, niż wskazywałyby na to powyższe wartości.
Oprócz certyfikatów antywłamaniowych niektóre sejfy mają również klasy odporności ogniowej. Określają je normy:
EN 15659:
• LFS 30 P: 30 minut ochrony przed ogniem dla dokumentów papierowych,
• LFS 60 P: 60 minut ochrony przed ogniem dla dokumentów papierowych;
EN 1047-1:
• S 60 P: 60 minut ochrony przed ogniem dla dokumentów papierowych,
• S 120 P: 120 minut ochrony przed ogniem dla dokumentów papierowych,
• S 60 DIS: 60 minut ochrony przed ogniem dla nośników danych,
• S 120 DIS: 120 minut ochrony przed ogniem dla nośników danych.
W niższych klasach bezpieczeństwa w zupełności wystarczy zastosowanie w sejfie jednego rodzaju zamka. Cena podstawowa sejfu zależy od tego, jaki rodzaj zamka jest w nim zamontowany.
Zamek kluczowy – do otwarcia sejfu służy klucz (w zestawie są dwa). Najniższa cena to cecha charakterystyczna tego rodzaju zamka.
Zamek szyfrowy – w celu otwarcia sejfu należy ustawić na tarczy odpowiedni szyfr.
Zamek elektroniczny – dostęp do sejfu jest możliwy po wpisaniu prawidłowego kodu PIN (składającego się z kilku cyfr).
Zamek biometryczny – do otwarcia sejfu służy odcisk palca.
Polecamy artykuł o rzeczach ważnych przy zmianie kodu w sejfie.
Korzystanie z sejfów biurowych niesie ze sobą wiele korzyści, w tym:
• ochronę przed kradzieżą: przedmioty zabezpieczone w sejfie są dostępne dla wąskiej grupy osób lub dla jednego człowieka.
• zachowanie bezpieczeństwa: sejfy biurowe zapewniają bezpieczne przechowywanie wartościowych przedmiotów, dokumentów i danych, chroniąc je przed nieuprawnionym dostępem osób niepowołanych. Ma to szczególne znaczenie, np. w kontekście danych osobowych (RODO).
• zachowanie poufności: poufne dokumenty i informacje są chronione, co pomaga w utrzymaniu tajemnicy przed konkurentami lub niepowołanymi osobami.
• zapobieganie stratom: w przypadku pożaru lub zalania sejfy ognioodporne zapobiegają trwałym uszkodzeniom dokumentów, rzeczy wartościowych i nośników danych.
• ułatwienie zgodności z przepisami: w niektórych branżach istnieją przepisy dotyczące przechowywania dokumentów. Sejfy biurowe pomagają przedsiębiorstwom spełniać te wymagania.
Przeczytaj też:
Sejfy biurowe odgrywają znaczącą rolę, jeśli chodzi o zabezpieczenie dokumentów, gotówki, nośników danych i wszystkiego tego, co dana firma lub instytucja określa jako "wartość".
Zastosowanie sejfów w biurze pozwala na:
• właściwą ochronę dokumentów: firmy często przechowują poufne i ważne dokumenty, takie jak umowy, dokumenty finansowe czy dane klientów. Sejf biurowy zapewnia ich ochronę przed dostępem nieuprawnionych osób oraz zagrożeniami, takimi jak pożary czy zalania.
• bezpieczne przechowywanie wartości: sejfy biurowe pozwalają na bezpieczne przechowywanie gotówki, klejnotów, kluczy bądź innych cennych przedmiotów. To ważne w przypadku sklepów, hoteli, banków i innych miejsc, gdzie gromadzone są wartościowe przedmioty.
• zarządzanie dostępem: nowoczesne sejfy biurowe mogą być wyposażone w zaawansowane systemy kontroli dostępu, co umożliwia przyznawanie uprawnień tylko wybranym osobom. Dzięki temu można śledzić, kto i kiedy próbował otworzyć sejf.
Zarówno sejf jak i szafa pancerna stanowią niezbędne narzędzie w zapewnieniu bezpieczeństwa i ochrony wartości w instytucjach i przedsiębiorstwach. Dostępne są różne rodzaje sejfów, a ich zaawansowane funkcje sprawiają, że są one niezastąpione w przechowywaniu rzeczy wartościowych, dokumentów i danych. Inwestycja w sejf biurowy może znacząco przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa i spokoju w miejscu pracy.
Zachęcamy do wizyty w naszym sklepie (w Polsce mamy dwa: jeden w Warszawie, drugi w Rzeszowie), gdzie dzięki ekspozycji możesz obejrzeć poszczególne produkty: mamy wiele modeli sejfów i różnego rodzaju kasy pancerne. Klientom, którzy chcą nas odwiedzić, zapewniamy bezpłatny parking i możliwość rozmowy z doświadczonym doradcą oraz możliwość nie tylko obejrzenia, ale również zakupu produktu na miejscu. Cena regularna sejfów zależy od ich konfiguracji i poziomu zabezpieczenia - podstawowe modele są dostępne na każdą kieszeń.
